¿Cuál es el propósito de hacer check-in antes de volar?

Es así como la aerolínea recibe el pago por el vuelo.

En el check-in, la aerolínea recibe el(los) cupón(es) de vuelo relevante(s) del boleto o boleto electrónico. El cupón, ya sea en papel o electrónico, es necesario para que la aerolínea operativa reclame el valor del vuelo de vuelta al agente de viajes original o aerolínea que emitió el boleto, y que recibió el dinero del comprador en primer lugar. El cupón (y el dinero) no se transfiere antes porque una vez que está fuera de las manos del agente o emisor original, el vuelo relacionado con él no puede ser cancelado o modificado hasta que el cupón (o el dinero) sea transferido de vuelta al emisor original. Todos tienen que jugar con las mismas reglas, para asegurar la interoperabilidad entre aerolíneas y agentes de viajes en todo el mundo.

Sin embargo, algunas aerolíneas de bajo costo, como EasyJet y Ryanair, no participan de la forma "normal" en que se hace la contabilidad de los boletos, simplemente recogen todo el dinero en el momento en que se realiza la reserva. Los agentes de viaje que deseen vender sus vuelos deben organizar el uso de sus sistemas especiales y propietarios. Estas aerolíneas son libres de organizar su sistema de check-in de la forma que les convenga mejor. Aún así, tienen interés en saber cuántas personas es probable que se presenten, en recopilar información de pasaportes o inmigración cuando sea necesario, y en estimar los pesos del equipaje para el vuelo. Pero no necesitan obedecer las reglas sobre límites de tiempo.

Explicación más larga.

Probablemente has notado que a menudo compras tu vuelo de una compañía diferente a la aerolínea en sí misma. Tal vez compras el boleto de un agente de viajes. O incluso de una aerolínea diferente. A menudo muchos aviones están involucrados en un itinerario complicado, como un boleto alrededor del mundo.

Hay muchos millones de agentes de viajes en todo el mundo y cientos de aerolíneas. Pero no son independientes. Las aerolíneas a menudo necesitan trabajar juntas, no solo en acuerdos de código compartido, sino también para la alimentación entre líneas, y en cualquier parte los agentes de viajes podrían estar vendiendo un viaje para cualquier aerolínea. Por lo tanto, necesitamos un sistema único y universal para mover dinero entre aerolíneas. No sirve de nada improvisarlo para cada transacción individual, (a menos que seas una aerolínea de bajo costo que venda tus boletos solo para tus propios vuelos).

Entonces, ¿cómo distribuye el vendedor de boletos que recoge tu dinero a las compañías operadoras, y más importante aún (considerando que estamos hablando de miles de millones de dólares que se mueven alrededor del mundo cada año) cuál es la pista de auditoría para este proceso? ¿Cómo llevas un seguimiento de los movimientos de cambio de divisas de manera justa?

Cuando compras un vuelo o un viaje, en realidad estás comprando un boleto. Esto solía ser un boleto en papel, pero ahora es electrónico. Pero el proceso real es el mismo que antes, es simplemente una implementación electrónica del papel. El boleto es tu prueba para la aerolínea de que pagaste a una organización en la que confía por el vuelo. La aerolínea solo distribuirá su papel de boleto único a agentes de viajes en los que confía. Con la emisión electrónica de boletos, solo las agencias de viajes en las que confía tendrán acceso a su servidor de boletos electrónicos. La aerolínea también puede confiar en el boleto de papel de otras aerolíneas a través de un proceso formal llamado un acuerdo entre líneas aéreas.

El boleto también tiene, para cada vuelo, un "cupón de vuelo" de cierto valor monetario adjunto. Ese valor es determinado por la tarifa apropiada para el viaje.

En el check-in, en los viejos tiempos, presentabas tu boleto a la aerolínea. La aerolínea desprendía ("recortaba") el cupón de vuelo del boleto y se quedaba con el cupón de vuelo. A cambio, recibías una tarjeta de embarque. Al final del mes, la aerolínea recopilaba todos los cupones de vuelo en papel y averiguaba quién emitió cada cupón en función de sus números de serie. Presentaba los cupones de vuelo a sus emisores originales y, a cambio, obtenía el valor financiero de esos cupones. Dado que esto sucede solo una vez al mes, es mucho más fácil que el dinero se mueva en cada transacción de boletos.

El sistema es exactamente el mismo ahora, excepto que los boletos y cupones son instrumentos electrónicos que se transfieren en segundo plano cuando realizas el check-in.

Además, la Asociación de Transporte Aéreo Internacional publica una tasa de cambio mensual para todas las divisas basada en el promedio durante el mes pasado, para asegurarse de que los movimientos de divisas no afecten injustamente a ningún transportista individual. Si alguien tiene alguna pregunta sobre un boleto fraudulento o un pago incumplido, hay un rastro de papel claro para seguir.

Pero ¿por qué el agente de viajes no envía el dinero de inmediato y te da una especie de recibo? Si quisieras cambiar o cancelar tu itinerario, el agente de viajes tendría que reclamar todo el dinero de vuelta y enviarlo nuevamente. Cuando se trata de boletos en papel, realizar cambios podría llevar semanas. Además, en algunas circunstancias es necesario emitir un boleto para un viaje que ocurra más rápidamente de lo que el dinero puede ser trasladado entre cuentas. Esto es particularmente cierto cuando se mueve capital entre ciertos países, como para Siria o Irán, donde los controles de capital pueden retrasar el liquidación de dicha contabilidad. Tiene sentido resolverlo todo después del viaje con el sistema de cupones de vuelo.

Por lo tanto, necesitamos un sistema universalmente acordado para desprender los cupones de vuelo y entregárselos a la aerolínea operadora. En el caso de boletos cambiables o cancelables, necesitamos una forma para que el pasajero pueda decir "Definitivamente quiero intercambiar mi cupón de vuelo por un vuelo hoy". La hora acordada no es antes de 24 horas antes de la salida del primer vuelo en el boleto.

Aunque el transportista aéreo quiera saber sobre las cargas finales y los pesos del equipaje, la verdadera razón del check-in es facilitar la colección de cupones.

Sin embargo, no todas las aerolíneas forman parte de este sistema. Algunas de las aerolíneas de bajo coste no se preocupan por la ventaja de interoperabilidad que ofrece este sistema. Encuentran que es demasiado caro de administrar. Por lo tanto, tienen su propia forma de gestionar las ventas de boletos y las finanzas. Cada agente de viajes debe inscribirse en su sistema propio y hacer pagos de inmediato. Dichas aerolíneas harán el "check-in" según sus propios requisitos.

Originalmente, al hacer el check-in se indicaba (como dices) que un pasajero estaba en un aeropuerto (posiblemente en un aeropuerto diferente en el caso de vuelos de conexión) y le daba a la aerolínea una mejor idea de quién iba a volar. Hoy en día, la mayoría de los procesos de la aerolínea se realizan durante los procesos finales previos a la salida en la puerta, por lo que la noción de hacer el check-in equivalente a estar en el aeropuerto ha perdido su utilidad. Sin embargo, hacer el check-in sigue siendo un paso importante por razones de contrato de transporte. Dos casos para ilustrar esto:

• Algunas aerolíneas (especialmente las no estadounidenses) anularán completamente tu boleto (lo que significa que pierde todo su valor) si te pierdes un vuelo después de hacer el check-in. (La mayoría de las aerolíneas estadounidenses no hacen esto.)

• Las aerolíneas no permitirán hacer el check-in a menos que estén razonablemente seguras de que te llevarán en el avión. Cuando un vuelo está sobrevendido, algunos pasajeros con reservas confirmadas no podrán hacer el check-in ni recibir una tarjeta de embarque. Se les entregará un documento en lugar de una tarjeta de embarque que les permitirá pasar por seguridad y acercarse a la puerta. El documento puede parecer una tarjeta de embarque, pero no tendrá asignación de asiento. Esto indica que, a pesar de tener una reservación confirmada, el pasajero realmente está en lista de espera y debe ser confirmado en el vuelo por un agente antes de poder abordar.

Hay que tener en cuenta que los sistemas de las aerolíneas permiten a los agentes ver dónde se encuentra un pasajero (o al menos la última ubicación conocida), por lo que tienen una idea si alguien llegó en un vuelo de conexión y puede estar en tránsito hacia la puerta, o está en una sala VIP del aeropuerto, etc. Por lo tanto, gran parte del antiguo propósito de hacer el check-in se realiza mediante sistemas internos más avanzados.

Creo que tus suposiciones siguen siendo válidas. Necesitas un momento en el que decidas quién va a volar, preparar el avión, etc. Las aerolíneas de bajo costo pueden permitir a los pasajeros hacer el check-in con mucha anticipación porque saben que, dado la forma en que están estructuradas sus tarifas, casi todo el mundo se presentará. Además, tienen tiempos de cambio extremadamente cortos, por lo que no necesitan y no pueden preparar la aeronave una hora o más antes.

Ten en cuenta que easyjet casi hace lo que sugieres: Si reservas menos de X días antes del vuelo, obtienes la tarjeta de embarque de inmediato sin una opción obvia para posponer el check-in. Las aerolíneas tradicionales tienen muchas cosas con las que lidiar (no presentación de pasajeros, tarifas flexibles que permiten a los pasajeros cambiar sus planes de manera repentina, conexiones, sobrevendidos, mejoras, etc.) que harían que una solución como esa fuera mucho más difícil de implementar.

Estás en lo correcto, es un paso extra inútil en la era de los boletos electrónicos y tarjetas de embarque. Por lo tanto, algunas aerolíneas (por ejemplo Air France) ofrecen el check-in automático ahora:

El check-in automático es un servicio útil que te ayuda a ahorrar tiempo: recibirás automáticamente tu tarjeta de embarque 30 horas antes de la salida. ¡No es necesario hacer check-in!

Para utilizar este servicio, simplemente reserva tu vuelo en www.airfrance.com. El servicio está disponible actualmente para la mayoría de nuestros vuelos, tanto de ida como de vuelta.

Estoy seguro de que en el futuro, 'check-in' se convertirá en un término obsoleto, al igual que 'smoking is prohibited' es ahora lo habitual en lugar de la excepción al volar.

El proceso de check-in debe realizarse antes de que la aerolínea pueda preparar con confianza el avión. (Ejemplo: este avión tiene dos asientos rotos. ¿Podemos usarlo para el vuelo 123 como estaba planeado? Depende de cuántas personas tengan boletos, e incluso más de cuántas de ellos realmente van a volar). Diferentes aerolíneas tienen diferentes límites de tiempo, típicamente es de 1 o 2 horas antes del vuelo. Si no estás registrado para entonces, no puedes tomar el vuelo, incluso si pudieras llegar a la puerta antes de que parta. El propósito del check-in no ha cambiado en décadas: necesitan saber si dejar a pasajeros en espera, saber si todo el equipaje ha sido cargado, cargar la cantidad de comida y bebida que esta cantidad de personas es probable que consuma, etc.

Permitir que las personas hagan check-in semanas antes del vuelo no elimina estos beneficios, a menos que ese check-in no signifique nada. Si hago check-in pero nunca llego al aeropuerto, arruino toda la planificación. La mayoría de las aerolíneas ahora permiten el check-in en línea antes de que estés en el aeropuerto. 24 horas es lo normal. Bueno, todavía podría no llegar al aeropuerto. Así que necesitan una manera de cancelar los check-ins, y probablemente necesitan algunos datos históricos sobre qué fracción de personas hacen check-in pero no se presentan.

Muchas personas se estresan e incluso ponen alarmas para poder hacer check-in exactamente 24 horas antes. Puedes ver que permitirte hacerlo 30 días antes podría ser un punto a favor para esos clientes. Cuanto más firmes sean los planes de tus clientes, menos problema será para la aerolínea permitir esto. Además, podría equilibrar la carga en un servidor o hacer menos crítico si el servidor se cae, porque la mayoría de las personas ya han hecho check-in. Las aerolíneas con muchos clientes que cambian sus planes no verán valor en saber tu opinión, 30 días antes del vuelo, sobre si vas a volar o no, por lo que abren el check-in mucho más cerca del vuelo. Aquellos que lo abren tan temprano deben haber aprendido que, para sus clientes, esta opinión lleva datos útiles.