¿Cómo organizar eficazmente los documentos cuando se viaja?

Mi esposa y yo tenemos una cartera/organizador de viajes que llevamos en todos los viajes. Es una cosa bastante tonta, pero muy útil. Está hecha de material de nylon, y es lo suficientemente grande como para que quepa una hoja de A4 doblada en tercios, tiene una cremallera en tres lados y contiene varios bolsillos. Está hecho por Eagle Creek y es similar a este . Lo hemos tenido diez años y ha hecho innumerables viajes y todavía está en buenas condiciones.

En ella empacamos:

• Pasaportes
• Impresiones de los billetes de avión, tarjetas de embarque, reservas de hotel e instrucciones, apiladas en el orden en que se utilizarán en el viaje.
• Certificados de inmunización
• Documentos del seguro de viaje
• Tarjetas de viajero frecuente
• Tarjetas de certificación de buceo (si estamos en un viaje de buceo)
• Alrededor de un tercio de cualquier moneda que llevemos en el viaje (los otros dos tercios se dividen entre mi cartera y el bolso de mi esposa.

La cartera de viaje suele vivir en mi equipaje de mano durante un viaje.

Para algunos viajes, empacaré un juego separado de impresiones (selladas en un gran sobre) en el equipaje de bodega.

Como respaldo adicional, cualquier documento electrónico relevante está en una carpeta de OneDrive/Dropbox y tendré sincronizó los documentos a mi teléfono antes de salir (en caso de que los necesite en un lugar donde no tenga recepción telefónica).

A medida que el viaje avance, quitaré las impresiones de la cartera cuando se vuelvan redundantes y las guardaré en otro lugar de mi equipaje, listo para ser destrozada cuando lleguemos a casa .

Esto puede sonar como una gran molestia y organización previa al viaje, pero significa que cuando estamos fuera podemos seguir relajándonos y disfrutando de las cosas!

Abajo hay algunas fotos de la cartera de viaje. También tiene espacio para un bolígrafo, muy útil para rellenar las tarjetas de desembarque y las etiquetas de equipaje! :-)

Después de conseguir el visado, el billete, el seguro, las reservas de hotel, etc., lo escaneo todo, como pdfs individuales.

Dos tipos de documentos, uno que es crucial para el viaje, otros que son sólo de ayuda. Luego hago dos carpetas en mi buzón, Importante e Informativo. Visa, boleto de avión, reservación de hotel, seguro, boletos, página de información del pasaporte, etc. Los pdfs van a Importante. Guías de viaje, tours, mapa, información del tiempo, etc., ir a Informativo. Luego fusiono todos los pdfs en cada carpeta como un nuevo pdf, imprimo dos copias de cada uno en A5 doble cara. Engrape cada copia en la esquina superior izquierda.

El tamaño A5 los hace lo suficientemente pequeños para guardarlos, mientras que los mantiene fácilmente legibles. La impresión a doble cara también reduce el volumen a la mitad.

Un juego de "Importante" va en el equipaje, el segundo se queda conmigo en mi bolsa de documentos, junto con el pasaporte original.

Ambas copias del folleto informativo en pdf se quedan en el equipaje. Yo uso uno en las vacaciones, el segundo es como respaldo, por si acaso.

Los originales son sólo mi pasaporte, mi identificación nacional, tarjetas de dinero, etc.

Edición: También llevo una o dos cremalleras, casi de tamaño A5, y meto en ellas todos los recibos, facturas, fichas, etc. que recibo durante las vacaciones, y las clasifico cuando vuelvo a casa.

Edit2: Uso la aplicación FolderSync Android para mantener esta carpeta sincronizada en ambos sentidos con mi teléfono, y casi todas las veces que los hoteles de las aerolíneas, etc., están de acuerdo con una copia electrónica del documento, ya que sólo necesitan un número para localizar mis datos en sus sistemas.

Me mantengo en mí mismo: Pasaporte, tarjeta de seguro, cartera (identificación, dinero...)

Me quedo con el iPhone: Billetes electrónicos de avión. Reservas de hotel/alojamiento y correos electrónicos de confirmación.

Guardo en un sobre artesanal en mi equipaje de mano una copia impresa de cada confirmación que recibí por correo electrónico.

Los correos electrónicos también se almacenan en la nube (hotmail/gmail...) para poder acceder fácilmente a ellos en un cibercafé si es necesario.

Los escaneos de pasaportes y tarjetas de crédito (fotos) se envían por correo electrónico a mí y a GF (y viceversa) para que se almacenen en la nube si es necesario.

Como Richard escribió, dejo todos los documentos innecesarios en mi equipaje para clasificarlos y reciclarlos cuando vuelvo a casa.

Compartiré una experiencia mía reciente.

Íbamos a ir de vacaciones en Navidad y escaneé y guardé todos los documentos importantes en mi portátil, que estaba conmigo todo el tiempo.

Estaba conectado al Dropbox y también mi teléfono y pensé oh bueno tendré todas las copias en mi smartphone para un acceso rápido donde no pueda sacar mi portátil.

Estábamos a punto de llegar al Primer País y tuvimos que llenar sus tarjetas de inmigración dadas por la aerolínea, sacamos el teléfono para ver los detalles de nuestro pasaporte y descubrimos que olvidé sincronizar el teléfono con Dropbox (el antivirus lo había bloqueado para que no funcionara en el fondo). No pude hacer nada más que reírme de mis tonterías.

Moraleja: No asumas que los documentos estarán ahí. Revísalos dos veces.

Pero una cosa que hice bien fue que imprimí todos esos y los puse en un archivo en el bolso de mi portátil y los numeré en una secuencia que esperaba usar.

1. Entradas
2. Copias de pasaportes, visados y seguros.
3. Reserva del traslado al aeropuerto
4. Reserva de hotel
5. Reservas de viaje
6. Transferir la reservación de salida

Luego los siguientes números para el segundo país. Encontré que es simple 1,2,3 la secuenciación tan útil a lo largo de los dos países que visitamos. Hubo al menos 15 reservas y esa secuencia lo hizo muy fácil.

Este archivo estaba en la sección de documentos de mi bolso para el portátil que era una mochila, cada vez que llegábamos a la siguiente parada donde necesitábamos los documentos mi esposa sacaba el siguiente documento numerado de mi bolso que estaba en mi espalda y ahí lo tienes, sin alboroto. Ni siquiera necesitaba quitar la bolsa en una fila (no soy perezoso, sólo que tuve a nuestro bebé, al que no le gusta el cochecito, en mis brazos :P ).

Cada vez que se usaba una impresión, ponía una cruz en ella y la movía al final del archivo.

No estoy completamente seguro de si a la gente le gustará como respuesta a esta pregunta.

Para los documentos de papel, uso un montón de carpetas de plástico. Agrupo los documentos en las carpetas dependiendo de cuándo tengo que usarlos. Es posible utilizar diferentes colores en las carpetas para distinguirlas. De todos modos, son semitransparentes, así que verás en el texto de un documento qué carpeta tienes.