Parece que estás tratando de garantizar que estarás esperando antes que la otra persona. Esto suele ser inútil, ya que las aerolíneas pueden aterrizar antes. También es algo injusto, a menos que tu tiempo sea claramente menos valioso que el de ellos (por ejemplo, porque estás recibiendo a un cliente importante, o porque sabes que el viajero estará exhausto y desesperado por llegar a casa lo más rápido posible).
Yo le pediría al viajero que estimara. A menos que sean relativamente inexpertos, tienen una idea tan buena como tú de que lleva un tiempo llegar. Tienen más idea que tú de cómo es su situación con el equipaje, aduanas e inmigración. Y lo más importante, si te dicen que esperan que tome al menos X minutos, entonces te han dado "permiso" para no estar allí si están antes. No estarán muy decepcionados cuando no estés, y tú no te sentirás mal.
Organiza un lugar de encuentro alternativo para esperar en caso de que no estés en la zona de llegadas.
Mi regla general cuando intento adivinar qué autobús/tren puedo tomar desde el aeropuerto, es que no vale la pena ni siquiera mirar menos de 30 minutos si tengo equipaje facturado. Normalmente hago este cálculo para Heathrow o Gatwick, que sin duda no son los aeropuertos más pequeños o rápidos del mundo.
Aun así, probablemente puedas añadir esos 30 minutos y estar relativamente seguro. Es poco probable que logren menos de 20 minutos para cualquier cosa que no sea un caso "trivial" (Schengen/doméstico, sin equipaje, aeropuerto de tamaño normal en lugar de por ejemplo Schipol que es enorme y tiene tiempos de taxi correspondientemente largos). Es poco probable que les cause una gran inconveniencia esperar 10 minutos, siempre y cuando sepan que estás en camino.
En los aeropuertos grandes probablemente puedas añadir una hora y aún así llegar primero la mitad de las veces o más. Solo presta atención en el futuro a cuándo llegas y cuánto esperas.